Sidan 16 - CoreIT Systembroschyr

16
ha kontroll på antalet hårdvarurelaterade ärenden lägger man upp Hårdvara som miljö. Vill man därefter
kunna separera vilken typ av hårdvara det avser lägger man upp dessa som Funktioner, t ex Stationära PC,
Bärbart, Skrivare etc.
Status på ärende
För att underlätta kontroll på i vilken status ett
ärende har går detta att välja. Respektive status kan
markeras med specifik färg eller ikon i ärendesam-
manställning. Kund kan fritt välja olika statuskoder,
t ex Ej allokerad, Pågår, Inväntar information, Löst,
väntar på OK, Lösning avslagen.
Användaren kan när som helst se status på sitt
ärende genom att gå in på HelpIT:s startsida.
Aktiviteter i ett ärende
För att följa upp vad som skett i ett ärende finns ett
fält för att skriva in aktiviteter. När text skrivs in där
registreras datum, klockslag och vem som registre-
rat aktiviteten. Systemet ger därmed med automa-
tik en händelselogg på ärendet.
Information - kommunikation
Under arbetets gång kan det vara aktuellt att informera en användare om statusförändring eller skicka
information till annan person gällande ärendet. I grunden går inga mail ut med automatik. Dels i syfte att
vänja användarna att alltid använda HelpIT:s startsida för kontroll av egna ärenden men även för att hålla
nere ”spam-faktorn”.
Handläggaren gör istället ett aktivt val för när mail skall gå ut samt till vem. För mail till användaren eller
handläggaren på ett ärende räcker
det med att bocka för en ruta. Då
går ett förifyllt mail ut med relevant
information om vad som skett med
ärendet (t ex att statusen är föränd-
rad eller t ex att användaren förvän-
tas ge OK på föreslagen lösning). Vill
man maila till annan part (t ex annan
person än handläggaren för stöd,
avdelningsansvarig för OK på inköp
etc) bockar man för ”maila externt”.
Då skapas ett mail utan ifylld till-
adress. I mailet ingår viss information
om ärendet samt finns möjlighet
att editera mailet beroende på syfte
med det.
HelpIT